Factura de pago
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Proceso de facturación y pago
Hacer crecer su empresa en el extranjero es un logro importante, pero conlleva complicaciones cuando se trata de cobrar y transmitir pagos transfronterizos. La emisión de facturas y el seguimiento de los pagos son otras dos consideraciones que deben tener en cuenta los autónomos y contratistas independientes a la hora de facturar a clientes de todo el mundo.
Encontrar el medio adecuado de pago de facturas para las empresas que pagan a proveedores de bienes y servicios en el extranjero es fundamental para mantener las relaciones con los proveedores y mantener bajos los costes de las transferencias internacionales de dinero. Payoneer ofrece soluciones de pago de facturas que permiten a las empresas pagar y recibir pagos de forma rápida, sencilla y desde cualquier lugar.
Ahora que tiene un nuevo servicio o producto que ofrecer, necesita averiguar cómo pagarán sus clientes las facturas. Tanto si eres autónomo como si tienes una empresa, el método de pago y a quién beneficia son importantes. Este artículo explora los distintos métodos de pago de facturas y lo que cada uno de ellos ofrece a autónomos y empresas.
Condiciones de pago de las facturas
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como “el cheque está en el correo” ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
Forma de pago de la factura
Cuando es necesario generar un pago a un proveedor, se aprueba el registro de la factura recibida del proveedor (u otra documentación de solicitud de pago, como una solicitud de cheque) y se introduce como factura en el módulo de cuentas a pagar de Oracle. Las facturas pueden introducirse con anterioridad a la fecha en que debe generarse el cheque. En función de las condiciones de pago introducidas (por ejemplo, Inmediato, Neto 30), se selecciona la factura que se incluirá en el proceso de pago, que la oficina central de RF realiza de un día para otro. El proceso de pago genera el cheque.
Los pagos múltiples procesados en un lote de pago para un sitio de proveedor se incluyen automáticamente en un solo cheque a menos que se codifique individualmente de otro modo en el Archivo de proveedor. El sitio del proveedor, región alternativa de pago contiene un campo “Pagar solo”. Si se codifica, pagar solo, todos los pagos procesados utilizando ese sitio de proveedor producirán un cheque separado.
Determine si el proveedor está en el Fichero de proveedores. Si no es así, solicite que se añada el proveedor y/o que se añada la información del sitio del campus al Archivo de proveedores. Consulte “Actualizaciones del Archivo de Proveedores” para obtener más información.