Asiento de ajuste de cuentas incobrables
Sin embargo, puede haber casos en los que los clientes incumplan sus cuentas y no puedan o no quieran pagar nunca. Si la empresa tiene la certeza de que nunca cobrará, puede cancelar la cuenta del cliente y reclamar el impago como gasto empresarial. Una cancelación es la condonación de la deuda de un cliente. Esto sólo se hace cuando una empresa tiene la certeza absoluta de que un cliente nunca podrá pagar (por fallecimiento, quiebra, su propia confesión, etc.).
El método que elija una empresa depende de la frecuencia con la que prevea que va a tener deudas incobrables. Una empresa como un cine, que principalmente acepta dinero en efectivo de los clientes en lugar de facturarles, no amortizaría deudas incobrables a menudo, si es que lo hace alguna vez. Por el contrario, una empresa de servicios públicos que suministra electricidad a los propietarios de viviendas debe cancelar constantemente los créditos incobrables, ya que los clientes no pueden pagar o se mudan y no pagan su última factura. El cine optaría por el método directo, mientras que la compañía eléctrica emplearía el método de la provisión.
El método de cancelación directa lo utilizan las empresas que rara vez experimentan deudas incobrables. Una nueva cuenta -Gastos por deudas incobrables- es una cuenta de gastos que absorbe este impago cuando se cierra la cuenta por cobrar. La ÚNICA cuenta que se cancela es la de deudores, que se abona para eliminar el saldo del cliente.
¿A cuánto ascienden las cuentas incobrables de clientes?
Los deudores incobrables son cantidades de dinero que una empresa cree que los clientes no devolverán. El impago puede deberse a que los clientes abandonen el negocio, no puedan pagar o se nieguen a hacerlo. En algunos casos, es posible que no se pueda localizar al deudor.
¿Cómo se contabilizan los créditos incobrables?
La provisión para cuentas incobrables se calcula multiplicando el saldo de los créditos en las distintas categorías de antigüedad (véase el cuadro siguiente) por un porcentaje de reserva. Se aplica un porcentaje de reserva más elevado a los créditos más antiguos porque es menos probable que se cobren.
¿Las cuentas incobrables son un activo o un pasivo?
La provisión para cuentas de cobro dudoso se considera un “contra activo”, porque reduce el importe de un activo, en este caso las cuentas por cobrar.
Ejemplo de cuentas incobrables
Las directrices de conciliación de activos y pasivos exigen que los códigos objeto de las cuentas por cobrar se concilien mensualmente, suponiendo que se haya contabilizado la actividad mensual. Una conciliación de cuentas por cobrar debe incluir una lista antigua de facturas pendientes e importes que concuerden con el saldo del libro mayor.
En el caso de las cuentas no patrocinadas, el responsable financiero de la unidad, el director del BSC o el responsable de negocios de la universidad deben enviar al interventor de la universidad las solicitudes de cancelación relacionadas con los empleados (actuales y anteriores). Incluya en la copia de seguridad una breve descripción de los motivos de la cancelación, pruebas de los múltiples intentos de cobro y el número de cuenta que financiará la cancelación.
En el caso de las cuentas patrocinadas, para cancelar un crédito, gasto o anticipo de viaje relacionado con un empleado de un proyecto patrocinado, la unidad debe preparar primero un documento electrónico que traslade el gasto de la cuenta patrocinada a una cuenta discrecional no patrocinada con el mismo código de función superior. Una vez trasladado el gasto, el responsable financiero de la unidad, el director del BSC o el responsable de negocios de la universidad deben enviar la solicitud de cancelación al interventor de la universidad. Incluya en la copia de seguridad una breve descripción de los motivos de la cancelación, pruebas de los múltiples intentos de cobro y el número de cuenta que financiará la cancelación.
Estimación de cuentas incobrables activas o pasivas
Pregunta: Según la información facilitada por Dell Inc., las empresas parecen mantener dos cuentas de mayor separadas para consignar las cuentas pendientes de cobro en su balance al valor neto realizable. Una es la suma de todas las cuentas pendientes y la otra es una estimación de la cantidad dentro de ese total que nunca se cobrará. Curiosamente, el primero es un hecho y el segundo una opinión. Ambos se combinan para obtener el valor neto realizable que figura en los estados financieros. ¿Es el importe indicado para las cuentas por cobrar realmente el neto del total adeudado por los clientes menos el importe previsto de las cuentas de dudoso cobro?
Respuesta: Sí, las empresas mantienen dos cuentas T separadas para las cuentas a cobrar, pero esto se debe únicamente a la incertidumbre que conlleva. Si se conociera el saldo a cobrar, bastaría con una sola cuenta a efectos de información. Sin embargo, ese nivel de certeza rara vez es posible.
La provisión para cuentas de cobro dudoso es un ejemplo de “contrapartida”, una cuenta que siempre aparece con otra, pero como una reducción directa para disminuir el valor declarado. En este caso, la provisión sirve para reducir el saldo deudor a su valor neto realizable estimado. Al tratarse de una cuenta de contrapartida, se aplican reglas de cargo y abono opuestas a las reglas normales del activo. Así, la provisión aumenta con un abono (creando una disminución en el saldo neto por cobrar) y disminuye con un cargo. Cuantas más cuentas por cobrar prevea una empresa que serán incobrables, mayor será la provisión. Este aumento, a su vez, reduce el valor neto realizable que figura en el balance.
¿Qué tipo de cuentas son incobrables?
Prestas 500 $ a un amigo con el acuerdo de que te los devolvería en dos meses. Al cabo de dos meses, tu amigo no te ha devuelto el dinero. Sigues solicitando el dinero cada mes, pero el amigo aún no ha devuelto la deuda. ¿Cómo afecta esto a tus finanzas?
Piensa en esto a mayor escala. Un banco presta dinero a una pareja que compra una casa (hipoteca). El acuerdo es que la pareja pagará cada mes el principal del préstamo más los intereses. Con el paso del tiempo, el préstamo queda impagado. ¿Qué ocurre cuando no se paga un préstamo que debía pagarse? ¿Cómo afecta esto a los estados financieros del banco? Es posible que el banco tenga que estudiar la forma de reconocer esta deuda incobrable.
Las deudas incobrables son importes incobrables de cuentas de clientes. Las deudas incobrables afectan negativamente a las cuentas por cobrar (véase la figura 9.2). Cuando no se puede asumir razonablemente el cobro futuro de las cuentas por cobrar, es necesario reconocer este impago potencial. Hay dos métodos que una empresa puede utilizar para reconocer las deudas incobrables: el método de cancelación directa y el método de provisión.